LOGICIEL DIVIS POUR LA LOGISTIQUE
DamageVIS – Documentation claire des dommages en un temps record
Bordesholm, 4 octobre 2021
Le logiciel de gestion des dommages de DIVIS pour la logistique, DamageVIS, minimise les interruptions, réduit le temps consacré à la saisie des dommages et relie toutes les données pertinentes de l'envoi directement à la documentation des dommages.
L'augmentation constante des volumes de transport et le flux rapide des installations logistiques augmentent le risque d'endommagement des envois. Peu importe que les marchandises soient déjà endommagées au moment de leur livraison à l'entrepôt logistique ou qu'elles le soient au moment de l’effervescence sur la zone de chargement, la documentation des dommages doit dans tous les cas se faire rapidement et ne pas causer de longues interruptions.
Cependant, même sous la pression du temps, la saisie doit être complète et fournir des preuves significatives afin que toutes les informations et preuves nécessaires soient disponibles ultérieurement pour un traitement ultérieur avec les assureurs ou les clients.
Il est également primordial que le traitement ait un accès rapide à toutes les informations relatives aux dommages, telles que les photos du colis, des dommages et du code-barres, ainsi que toutes les autres données pertinentes. Les assureurs, les coopératives de transport et les partenaires sont très exigeants en matière de preuves et attendent des réponses précises dans les plus brefs délais, tout comme les clients.
La documentation classique, réalisée à la main avec un stylo, du papier et un appareil photo numérique, est chronophage et est sujette à des erreurs. Le bout de papier peut se perdre dans les allées et venues sur la rampe de chargement et les images doivent d'abord être transférées depuis l'appareil photo numérique. À partir de centaines de photos, l'attribution correcte réalisée manuellement et exempte de confusion est nécessaire avant que le matériel puisse être vraiment utilisé comme preuve.
Flux de travail autmatisé avec DamageVIS
DIVIS a développé la solution logicielle DamageVIS pour une documentation numérique rapide et fiable des preuves lors de dommages. Avec DamageVIS, vos employés enregistrent simplement les dommages via des PDA DIVIS mobiles ou vos terminaux d’entrepôt avec fonction Photo. Ensuite, le traitement ultérieur et l'envoi peuvent être effectués confortablement sur le PC. Les informations sur les dommages provenant de DamageVIS sont également disponibles automatiquement pour être appelées dans le logiciel CargoVIS.
Le traitement s'effectue rapidement en quelques étapes automatisées via un flux de travail intuitif et prédéfini. Le stylo, le papier et l’appareil photo numérique sont superflus.
Les images et les informations relatives aux dommages sont automatiquement reliées par notre logiciel aux données scannées de l'envoi. Cela signifie que toutes les informations importantes sont alors disponibles sous forme groupée pour un traitement ultérieur.
Avantages supplémentaires pour la recherche rapide d’envois
Par ailleurs, les informations sur les dommages provenant de DamageVIS peuvent également être consultées automatiquement dans le logiciel CargoVIS.
Le paquet de données DamageVIS comporte
- les images haute résolution de l’envoi
- les données de l’envoi (données scannées)
- les informations sur les dommages (date, heure, utilisateur, etc.)
- les descriptions détaillées (remarques du rédacteur des dommages)
Le traitement numérique avec DamageVIS décharge le personnel et réduit au minimum les interruptions pour la documentation des dommages dans la logistique. En même temps, l'accès rapide à toutes les informations permet d'optimiser la qualité du règlement des dommages et d'accélérer la communication associée.
Nombreuses options pour la documentation des dommages assistée par logiciel avec DamageVIS
Les données scannées et les images de dommages avec une résolution de 8 mégapixels, les textes de dommages isolés et les informations des collaborateurs sont enregistrés dans des menus, et sont automatiquement transférés sur le serveur sécurisé DamageVIS, où ils sont disponibles pour un traitement ultérieur.
L'interface utilisateur de DamageVIS offre des options flexibles pour le traitement ultérieur de la documentation des dommages : Transmettez directement les informations enregistrées, marquez ou floutez les zones de l'image au préalable ou ajoutez des descriptions supplémentaires.
Les informations peuvent également être transférées dans un document PDF conçu de manière professionnelle.
La mise en page uniforme de ces documents renforce l'aspect professionnel de votre traitement des dommages et favorise l'acceptation de vos revendications.
Photo : Les données relatives à l'envoi et aux dommages saisies à l'aide du terminal sont disponibles via le serveur sécurisé DIVIS pour la création de PDF ou pour la visualisation et le traitement ultérieur sur le client Desktop pour le règlement des dommages.
Avec DamageVIS, les demandes de dommages peuvent également être traitées sous forme groupée, ce qui rationalise encore davantage vos processus. À cette fin, tous les documents de demande de dommages d'une journée sont automatiquement créés dans le logiciel et tenus prêts avec un nom de fichier défini.
Composants du paquet de communication PDF DamageVIS
- Jusqu'à 5 images par dommage
- Avec marquage et explication si besoin est
- Un texte informatif sur le dommage
- Le numéro de suivi et de colis
- Le logo et l'adresse de l'entreprise
Peu importe la plateforme sur laquelle vous souhaitez fournir les données sur les dommages à vos clients et partenaires, avec DamageVIS, les informations sont disponibles sans délai au format souhaité.
Les dommages sont inévitables dans la routine quotidienne agitée de la logistique. Dans le cas de demandes injustifiées, il est donc particulièrement important que la situation en matière de responsabilité puisse être parfaitement clarifiée.
DamageVIS vous assiste tout au long du processus de dommages, de l'évaluation rapide et professionnelle des dommages dans l’entrepôt en passant par la communication et au règlement sur la base de preuves claires.
Fonctions DamageVIS en un coup d'œil
- Évaluation pratique des dommages sur site grâce à un logiciel intuitif
- Mise à disposition automatique des données pour la visualisation et le traitement des dommages sur le PC
- Flux de travail simplifié
- Stockage sécurisé des données basé sur les services
- Post-traitement simple (noircissement, floutage)
- Traitement rapide des lots, par exemple sur une journée
- Édition sous forme de document PDF professionnel
- Transfert avec nom de fichier personnalisé
DamageVIS et CargoVIS
Les images et les informations de DamageVIS sont automatiquement disponibles dans notre logiciel CargoVIS et peuvent être complétées ici par d'autres preuves, telles que des images en mouvement, afin de renforcer la chaîne de preuves.
Documentation des dommages avec DamageVIS
Documentation des dommages par l'intermédiaire d'un logiciel de traitement de marchandises : avec DamageVIS, vos employés traitent tous les dommages simplement et rapidement en quelques étapes automatisées via un flux de travail prédéfini. La documentation claire dans DamageVIS renforce votre preuve de loyauté envers vos clients et partenaires.
