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Digitale Prozessoptimierung in der Logistik

In fünf Schritten zum passenden Videosystem für die Logistikhalle

Die passende Videolösung finden | DIVIS

Bordesholm, 1. August 2021

Die Anforderungen an moderne Logistikprozesse steigen stetig. Neben mehr Sicherheit auf dem Betriebsgelände stehen vielerorts Prozessoptimierungen ganz oben auf der Prioritätenliste. Es gilt etwa, die Dienstleistungsqualität und damit die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, die Kosten effektiv zu kontrollieren und die Kriterien für Branchen-Zertifizierungen zu erfüllen. Eine zentrale Stellschraube ist unter anderem die Art des Videosystems, das Unternehmen für ihre Logistikhalle nutzen. Der Markt bietet hier sehr unterschiedliche Lösungen – von reiner Videoüberwachung bis hin zum multifunktionalen Videomanagementsystem. Die folgenden fünf Schritte helfen Unternehmen dabei, den Auswahlprozess zu straffen und die passende Lösung für ihren Bedarf zu finden.

Moderne Software kombiniert mit hochwertiger optischer Hardware birgt vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Klassische Videoüberwachungsanlagen konzentrieren sich auf das Thema Sicherheit. Demgegenüber stehen Lösungen, die über die Diebstahlprävention hinaus ein umfassendes bildgesteuertes Prozessmanagement in der Halle ermöglichen. Aus der Vielfalt der Angebote mit sehr unterschiedlichen Spezifikationen das passende Videosystem auszuwählen, ist keine triviale Aufgabe.

Mit den folgenden fünf Schritten beschleunigen Unternehmen den Auswahlprozess und berücksichtigen alle Aspekte, auf die es ankommt:

Schritt 1: Die Ziele festlegen und priorisieren.

Definieren Sie zunächst die übergeordneten Unternehmensziele, die Sie mit Hilfe des Videosystems erreichen wollen:

  • Soll die Sicherheit auf dem Betriebsgelände dauerhaft höher sein?
  • Wollen Sie eine größere Kundenzufriedenheit schaffen und so langfristig wettbewerbsfähig bleiben?
  • Oder liegt der Fokus darauf, die Qualität der Dienstleistungen zu steigern und das Image zu verbessern?

Aus den strategischen Zielen leiten sich die operativen Ziele ab. Letztere sind konkrete Prozessoptimierungen, die zum Erreichen eines strategischen Ziels beitragen. Halten Sie Ihre operativen Ziele detailliert fest und priorisieren Sie sie. Sinnvoll ist, zunächst zwei bis drei Ziele in Angriff zu nehmen. Die späteren Ziele gilt es entsprechend ihrer Priorität beim Vergleich der Systeme ebenfalls zu berücksichtigen. Wichtig ist dabei die Frage, in welchen Bereichen die Software zum Einsatz kommen und welche Verbesserungen sie dort erbringen soll:

  • Geht es Ihnen darum, vermisste Sendungen schneller aufzufinden?
  • Streben Sie klar dokumentierte Haftungsübergänge an?
  • Wollen Sie die Schadensquote nachhaltig senken?

Schritt 2: Den Funktions- und Serviceumfang definieren.

Aus den im ersten Schritt formulierten Zielen leiten sich die entsprechenden Muss- und Kann-Funktionen der Videolösung ab. Ein zentrales Kriterium ist hier auch der Grad der Digitalisierung:

  • Welche Schnittstellen müssen vorhanden sein, um das Videosystem mit allen relevanten Datenquellen – wie etwa Speditionssoftware, Warenwirtschaftssystem, Datenbanken – zu integrieren?
  • Ist die Videolösung in der Lage, große Datenmengen sicher zu verarbeiten und zügig zum Abruf bereitzustellen?

Neben dem Blick auf die Features gilt es, die Anbieter unter den Aspekten Support und Erfahrung zu vergleichen:

  • Inwieweit soll die eigene IT-Abteilung die Software-Administration übernehmen und wo ist Unterstützung durch den Dienstleister gefragt?
  • Können die Anbieter Referenzen vorweisen, die ihre Erfahrung in ähnlichen Anwendungsfällen belegen?

Schritt 3: Die Lösungen hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit und Flexibilität vergleichen.

Die Logistik ist eine Branche mit hohem Arbeitstempo. Damit der Betrieb reibungslos weiterläuft, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter schnell mit der neuen Lösung zurechtkommen. Der Aufwand für die Einarbeitung sollte so gering wie möglich sein. Mit den folgenden Fragen verschaffen Sie sich einen Eindruck über die Usability:

  • Ist die Videomanagementsoftware benutzerfreundlich aufgebaut, sodass sich die verschiedenen Module und Funktionen intuitiv erschließen? Lassen sich beispielsweise die Bildaufnahmen zu einer bestimmten Sendung einfach auffinden – auch ohne Kenntnis der einzelnen Kamerapositionen?
  • Wie umfangreich und praktisch sind die Darstellungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten des Bildmaterials (z. B. Vollbild und Zoom, 360-Grad-Ansicht, Datenexport)?
  • Sind wiederkehrende Arbeitsschritte, wie die Recherche nach vermissten Sendungen, nahtlos in die bestehenden Abläufe integrierbar?

Die Erweiterungsfähigkeit des Funktionsumfangs ist ein nicht zu unterschätzendes Kriterium. Modular aufgebaute Systeme bieten ausreichend Handlungsspielraum, um auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren. Zusätzliche Features, wie beispielsweise Scanner-Ortung, Datenanalysen zur Prozessoptimierung etc., müssen sich flexibel ergänzen lassen. So passen Unternehmen die Lösung schnell an neue Anforderungen an.

Schritt 4: Den Datenschutz wahren.

Nicht erst seit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben in der Logistikhalle ein Thema. Die Anforderungen an eine Videolösung reichen von gesetzlich vorgeschriebenen Speicherfristen bis hin zur Wahrung der Mitarbeiterrechte beim Aufzeichnen und Verarbeiten des Videomaterials. Wollen Logistikunternehmen die eigenen Dienstleistungen darüber hinaus nach nationalen und internationalen Sicherheitsstandards wie TAPA, AEO oder s.a.f.e. zertifizieren lassen, muss auch das Videosystem die entsprechenden Kriterien erfüllen. Um DSGVO-konform zu sein, sind unter anderem folgende Fragen vom Anbieter verbindlich zu bejahen:

  • Ist das System jederzeit vor Manipulationen und Störungen geschützt?
  • Existiert eine passwortbasierte Benutzerverwaltung? Gibt es individuelle Berechtigungsstufen, um den Zugriff auf bestimmte Daten zu kontrollieren?
  • Lassen sich die Bilddaten auf dem unternehmenseigenen Server hosten?
  • Falls es sich um eine Cloud-Lösung handelt: Stellt der Anbieter mit umfassenden Maßnahmen sicher, dass die Informationen vor unbefugten Zugriffen geschützt sind?

Im Fall einer Beweissituation sollte das Videosystem außerdem gerichtsverwertbare Aufzeichnungen der Logistikhalle liefern.

Schritt 5: Die Implementierung planen.

Das Budget und der Implementierungszeitraum spielen bei der Kosten-Nutzen-Einschätzung eine zentrale Rolle. Damit die Umstellung reibungslos verläuft, gilt es, sich eng mit dem Anbieter abzustimmen und gemeinsam präzise zu planen. Um Stillstand zu vermeiden, sollte die Installation im laufenden Betrieb stattfinden können. Selbst bei gründlichster Vorbereitung tauchen jedoch manchmal unvorhergesehene Hürden auf. Darum sollte der Anbieter auch in den ersten Wochen nach Inbetriebnahme weiterhin schnellen Support gewährleisten. Stellen Sie bereits in der Auswahlphase gezielte Fragen:

  • Ist eine Implementierung des Videosystems im laufenden Betrieb möglich?
  • Mit welchen vorübergehenden Einschränkungen der betrieblichen Abläufe ist währenddessen zu rechnen?
  • Haben Sie während der gesamten Planung und Implementierung einen festen Ansprechpartner?
  • Ist der Support einfach zu erreichen und welche Reaktionszeiten gewährleistet der Anbieter?
  • Welche Optionen für Support, Beratung und Betreuung stehen nach der Inbetriebnahme zur Verfügung?

Sind diese Punkte verbindlich geklärt, können Sie sich bereits konkret vorstellen, wie die Einführung der Videolösung vonstattengehen wird – und haben ausreichend Planungssicherheit für das Projekt.

Fazit

Welche Videolösung die passende ist, hängt nicht zuletzt von der Unternehmensgröße ab. Konzerne mit zahlreichen Standorten benötigen einen Anbieter, der mit seinen Produkten Hallen jeder Größe ausstattet – und beispielsweise auch Vorgaben des Betriebsrats berücksichtigt. Demgegenüber stehen für ein mittelständisches Logistikunternehmen andere Aspekte im Vordergrund, wie etwa die Übernahme von Bestandstechnik in das neue Videosystem. Unabhängig von den jeweiligen Gegebenheiten ist eine vorausschauende Planung das A und O. Je genauer und umfassender das Videosystem an den jeweiligen Schmerzpunkten in der Halle ansetzt, umso wirkungsvoller reduziert es die laufenden Kosten. Von der eindeutigen Dokumentation des Haftungsübergangs über die Senkung der Verlust- und Schadensquote bis hin zur Aufklärung von Fehlverladungen – effektive Prozessoptimierungen tragen dazu bei, dass sich die Investition schnell amortisiert. So stiftet eine Videolösung, die schon heute auf den Bedarf von morgen ausgerichtet ist, einen langfristigen Wettbewerbsvorteil und sichert die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

DIVIS Checkliste Videomanagementsystem

Checkliste für den Auswahlprozess

Um die eigenen Anforderungen an eine Videomanagementsoftware zu definieren, geben wir Logistikunternehmen eine praktische Checkliste im Excel-Format an die Hand.

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